Rilevazione delle presenze
Nel processo di gestione dei dipendenti, la rilevazione delle presenze assume un importanza sostanziale principalmente per alcuni aspetti:
- velocizzare il processo di compilazione dei dati relativi alle presenze
- rendere più affidabile la rilevazione della presenza
- gestire la rilevazione al di fuori degli spazi aziendali
- gestire in modo affidabile la presenza presso terzi
Ecco perché la nostra soluzione ti mette a disposizione una serie di soluzioni per la gestione della rilevazione della presenza che sapranno soddisfare la tua esigenza, qualunque essa sia.
Velocizzare il processo di compilazione
Ogni mese qualcuno deve inserire i dati relative alle presenze di tutti i dipendenti, questo è necessario per la generazione dei cedolini.
Il programma fornisce alcuni strumenti per semplificare questa operazione:
- applicazione degli schemi di lavoro
- applicazione dei turni
- importazione degli attestati INPS
- importazione dei giorni di ferie o permessi autorizzati
- inserimento massivo di giustificativi
quindi la compilazione risulta semplificata. Oltre a ciò il programma consente anche di suddividere in modo logico e sicuro la compilazione del cedolino, ripartendo così il carico di lavoro:
- compilazione specifica per determinati dipendenti
- compilazione per dipendenti di centri di costo
- compilazione per dipendenti di centri
Tuttavia questa attività non è da sottovalutare ed in presenza di numerosi dipendenti, i dati da inserire possono risultare tanti con conseguente dispendio di tempo e risorse.
Con le varie opzioni di rilevamento della presenza, potrai velocizzare questa fase poiché i dati sono inseriti dai lavoratori, in vari modi, e gli incaricati li hanno a disposizione in tempo reale, potendo così effettuare solo l’attività di normalizzazione, prima di convalidarli per la creazione dei cedolini.
TIMBRATORI
I timbratori rappresentano il modo più classico per gestire la rilevazione delle presenze, ma la tecnologia ci consente ora di fornire soluzioni che, oltre alla classica rilevazione, sono in grado di gestire il processo di ammissibilità del dipendente in funzione di regole di accesso, come il controllo della temperatura corporea e dei titoli di accesso (green pass as esempio). Possiamo contare su differenti tecnologie per la rilevazione, sia materiali con l'utilizzo di tag RFID che biometriche come la rilevazione dell'impronta digitale o il riconoscimento facciale.
TABLET
Grazie all'utilizzo di tablet è possibile estendere le funzionalità che spesso i timbratori non hanno. Con i tablet è infatti possibile attivare due importanti funzioni:
disclaimer: una serie di schermate personalizzabili con ad esempio le precauzioni per l'accesso (indossa la mascherina, lavati spesso le mani, tieni il distanziamento, ecc.)
NDA: una serie di schermate personalizzabili con le regole di accesso ai locali (non fare foto, non fumare, ecc.)
L'uso dei tablet consente l'identificazione attraverso il PIN personale o un TAG RFID.
Oltre a ciò, l'uso del tablet permette di integrare in una unica postazione anche la soluzione per la gestione dei visitatori esterni Checkin-g.it (https://checkin-g.it)
SMARTPHONE
L'utilizzo degli smartphone per la rilevazione della presenza del dipendente, apre le porte alla gestione in mobilità. Ciò significa principalmente consentire la stessa gestione che si ha con la timbratura "tradizionale" anche quando il dipendente inizia o termina il proprio ciclo lavorativo al di fuori della sede aziendale. Immaginate quindi quando il dipendente è un lavoratore che presta la propria attività al di fuori degli uffici aziendali, magari inizia timbrando in ufficio ma poi si reca dai clienti, oppure sale in auto perché è un commerciale, o, ancora esegue le sue attività all'aria aperta: tutte le timbrature, la pausa pranzo, ed la fine della giornata lavorativa, possono essere gestite facilmente con il suo smartphone, con un click. E non avere dubbi sulla sua posizione, il programma consente anche la registrazione della posizione e ti mostrerà dove era quando ha timbrato.
Affidabilità nella rilevazione delle presenze
Spesso le aziende utilizzano metodi per la rilevazione delle presenze del personale poco ortodossi e poco affidabili.
Pratiche tramandate nel tempo, costituite da un appunto su un pezzo di carta, da una telefonata, da un foglio Excel o da un messaggio di posta elettronica. Processi che sono sempre stati adottati “così come sono”, senza verificarne l’attendibilità e l’efficacia.
L’azienda può sentire l’esigenza di aumentare l’affidabilità e l’efficacia del processo di rilevazione delle presenze per svariati motivi, tra cui:
- efficientare il processo di raccolta delle informazioni
- limitare gli errori nel passaggio delle informazioni
- accrescere l’affidabilità nel processo di rilevazione del dipendente
In tutti i casi la risposta a tutte queste necessità è l’adozione di un sistema software che garantisca i vari passaggi; in particolare, riguardo all’esigenza di accrescere l’affidabilità nel processo di rilevazione del dipendente, si tratta di adottare sistemi che rendano il più possibile certa la procedura di timbratura.
Se si vuole essere certi che sia il dipendente, e proprio lui, a timbrare, si possono adottare soluzioni tecniche che aiutano nell’impresa.
La possibilità di adottare diverse tipologie di rilevatori delle presente, consente alla nostra soluzione di poter rispondere appieno a questa esigenza.
- con TAG RFID: il dipendente per timbrare deve essere in possesso del badge
- con rilevazione biometrica: il dipendente deve utilizzare il proprio badge abbinato alla rilevazione dell’impronta digitale, dell’iride o del viso
- con TAG RFID: il dipendente per timbrare deve essere in possesso del badge
- con PIN: il dipendente per timbrare deve conoscere il proprio codice PIN
- il dipendente per timbrare deve avere lo smartphone autorizzato alla timbratura (la timbratura può registrare la posizione geografica GPS)
Rilevazione fuori dagli spazi aziendali
Le attività svolte dal personale al di fuori degli spazi aziendali, può essere rilevata esattamente come avviene con i timbratori per i dipendenti che prestano la loro attività nelle sedi.
ci sono alcuni scenari che possono comportare una difficoltà nella rilevazione delle presenze con strumenti automatici ed affidabili:
- svolgimento dell’attività completamente al di fuori dell’azienda
- inizio lavoro con rilevazione all’interno dell’azienda ma esecuzione parziale delle attività esternamente, compresa la pausa pranzo
- inizio lavoro esternamente l’azienda e termine con rilevazione all’interno
Come fare per gli altri?
Semplice: basta dotarli della soluzione C.U.I. Mobile Access
Una volta abilitato il dipendente alla timbratura in mobilità dal portale di gestione, lo stesso riceverà una mail con il collegamento alla WebApp.
CUI Mobile Access
La WebApp sviluppata per essere compatibile con tutti i dispositivi di recente produzione, consente di visionare le ultime timbrature, lo stato della registrazione della posizione GPS (Attiva/disattiva) come previsto dalle normative. Con un semplice click l'utente potrà effettuare la timbratura in ingresso o uscita. Se sono presenti pagine informative (disclaimer), saranno mostrati prima della timbratura e se la timbratura rientra in una logica di gestione turni notturni, il dispositivo guiderà l'utente alla scelta più appropriata.
Rilevazione presenza presso terzi
Oltre alla rilevazione della presenze del dipendenti per finalità correlate alla busta paga, può essere necessario disporre di uno strumento utile per dimostrare la presa in servizio presso un determinato luogo.
Ipotizziamo, ad esempio, di avere un cliente presso il quale alcuni nostri dipendenti devono prestare un certo tipo di servizio, ad esempio le pulizie. Attività questa che prestiamo in orari in cui i locali non sono occupati e quindi senza la possibilità di un controllo visivo da parte del Cliente.
Questi ci potrebbe chiedere l’adozione di uno strumento che possa comprovare il fatto che il nostro dipendente sia stato effettivamente presso i suoi uffici.
Con CUI Mobile Access questo è possibile in modo semplice ed automatico:
i dipendenti abilitati, potranno utilizzare il proprio smartphone per timbrare e contestualmente registrare la loro posizione geografica.
A quel punto otteniamo due risultati:
1) la timbratura del dipendente che useremo per le attività di registrazione delle presenze
2) il dato sulla posizione geografica all’atto della timbratura, sia in ingresso che in uscita dai locali del Cliente.
L’abilitazione alla gestione delle timbratura in mobilità consente di decidere se il dipendente, oltre ad essere abilitato a livello generale, deve inserire il PIN personale di riconoscimento oppure se è il suo device (smartphone o tablet) ad identificarlo.
Inoltre è possibile abilitare la registrazione delle coordinate GPS rendendo possibile così il tracciamento della sua posizione geografica. Questa funzione è attivabile solo se è consentito a livello generale dall’azienda. In conformità con le disposizione relative al trattamento dei dati è anche possibile definire un periodo di retention dei dati GPS: il sistema eliminerà automaticamente le coordinate trascorsi i giorni impostati.
Una volta abilitata la rilevazione della posizione, sarà possibile visualizzare dove si trovava il dipendente al momento della timbratura.
La stessa possibilità può essere concessa ad un terzo, ad esempio il Cliente che può accedere ad un area riservata, con le opportune limitazioni oppure ricevere mensilmente un rapporto dei dipendenti che hanno prestato servizio presso i suoi uffici.