Gestione digitale, trasparente e tracciabile dei rimborsi spese

La gestione dei rimborsi spese in Office Flow consente ai dipendenti di inserire richieste di rimborso in modo digitale, allegando scontrini o ricevute, mentre l’azienda può approvarle, rifiutarle e monitorarle dal portale di Gestione Dipendenti in Cloud, con tracciabilità completa.

I responsabili o gli amministratori autorizzati possono visualizzare ogni richiesta e scegliere se approvarla, rifiutarla o lasciarla in sospeso per ulteriori verifiche. Ogni decisione viene notificata ai dipendenti in tempo reale tramite Office Flow, garantendo trasparenza e rapidità nella comunicazione.

Durante la richiesta di rimborso, il dipendente può allegare una foto dello scontrino o della fattura direttamente dall’app Office Flow o dal computer. Il documento resta associato alla richiesta ed è sempre consultabile dall’azienda.

Il dipendente inserisce la richiesta di rimborso direttamente dall’app Office Flow, indicando tipologia di spesa, importo e allegando la foto dello scontrino. La richiesta viene poi inviata ai responsabili per l’approvazione digitale.

Sì. Dal 1° gennaio 2025, per poter beneficiare della deducibilità fiscale e dell’esenzione per il dipendente, le spese rimborsate devono essere pagate con strumenti tracciabili come carte di credito, bancomat o altri metodi elettronici. Office Flow permette di indicare il metodo di pagamento utilizzato e di allegare il giustificativo.

Sì. Il dipendente può fotografare il giustificativo direttamente dall’app e allegarlo alla richiesta. Il documento viene archiviato in formato digitale e resta sempre consultabile.

Sì. Se una spesa è stata già sostenuta con carta aziendale o rimborsata con altra modalità, può essere esclusa dal cedolino pur rimanendo registrata a fini documentali. Ogni fase del processo (inserimento, approvazione, rifiuto) viene storicizzata, garantendo tracciabilità completa.

Sì. Tutte le informazioni inserite in Office Flow sono protette e accessibili solo agli utenti autorizzati. La gestione digitale riduce inoltre il rischio di perdita di documenti cartacei o informazioni sensibili.

Sì. Office Flow invia notifiche automatiche per eventi importanti come:

• approvazione ferie,
• rimborsi accettati,
• nuovi documenti disponibili.

Le notifiche arrivano direttamente sul dispositivo del dipendente, anche quando l’App è chiusa. Le notifiche push sono gestite direttamente dal tuo smartphone: quindi nelle sue impostazioni potrai decidere come visualizzarle e dove posizionarle.

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Sì. Al momento dell’elaborazione del cedolino, il sistema propone automaticamente l’elenco dei rimborsi autorizzati. L’amministrazione può confermarli o escluderli.

Office Flow gestisce la richiesta, la validazione e la tracciabilità dei rimborsi, ma il pagamento avviene secondo le modalità stabilite dall’azienda, ad esempio:

• inserimento nel cedolino paga,
• bonifico separato,
• altri metodi interni.

Le regole di rimborso sono definite dall’azienda.

Sì. Quando il dipendente invia una richiesta di rimborso, l’azienda riceve una notifica immediata nel portale di Gestione Dipendenti in Cloud, così può prenderla in carico senza ritardi. Una volta che l’azienda approva o rifiuta la richiesta, il dipendente riceve una notifica su Office Flow con lo stato aggiornato e le eventuali note inserite dall’azienda.

Sì. Il dipendente può indicare se la spesa è stata sostenuta con carta aziendale o carta personale. Questa informazione viene resa visibile all’azienda, che può gestire il rimborso secondo le proprie regole interne.

Con Office Flow è possibile richiedere il rimborso di diverse tipologie di spese aziendali, tra cui:

• ristoranti e pasti,
• hotel e pernottamenti,
• carburante,
• parcheggi,
• pedaggi autostradali,
• altre spese previste dalla policy aziendale.

Ogni spesa viene classificata per tipologia e mese di competenza.