Domande frequenti sul software di gestione dipendenti

Il check sugli straordinari mostra 3 valori:

• straordinari imputati fino al mese in esame,
• straordinari teorici fino al mese in esame (dati dal limite annuo diviso i mesi trascorsi),
• limite annuo aziendale.

Così potrai avere ad esempio una segnalazione di questo tipo: 15/33/100. Significa che il dipendente ha fatto 15 ore di straordinario su 33 in relazione al mese, su un totale di 100 annuo ed è quindi in linea. Invece, se la segnalazione fosse del tipo: 41/33/100, significa che il dipendente ha fatto 41 ore di straordinario su 33 in relazione al mese, su un totale di 100 annuo, quindi sebbene sotto il limite annuo e non è in linea.

I check normativi sono controlli automatici che verificano in tempo reale il rispetto dei limiti di legge e del CCNL applicato, come ore giornaliere, settimanali, mensili e straordinari. I controlli vengono eseguiti in tempo reale, anche mentre il cartellino è in lavorazione, permettendo di individuare subito eventuali anomalie o superamenti di soglia.

Sì. Oltre a segnalare gli sforamenti, il sistema mostra trend e soglie di attenzione, permettendo di intervenire in modo preventivo.

Assolutamente sì. Avere presenze corrette e conformi riduce errori e correzioni in fase di elaborazione delle paghe, migliorando precisione e tempi di lavorazione.

Sì. In presenza di valori critici o non conformi, il sistema evidenzia immediatamente l’anomalia, aiutando HR e amministrazione a intervenire rapidamente.

I check normativi sono fondamentali per:

• aziende di qualsiasi dimensione,
• studi e consulenti del lavoro,
• realtà con turnazioni, straordinari o lavoro flessibile.

Ovunque sia necessario rispetto delle regole e controllo delle ore lavorate.

Il sistema verifica automaticamente:

• ore massime giornaliere,
• ore massime settimanali,
• ore massime mensili,
• straordinari annuali, con proiezione sull’anno in corso.

Sì, i check normativi sono definiti per ogni azienda gestita. Gli elenchi che visualizzano dipendenti di differenti aziende (ad esempio l’elenco completo) mostrerà le corrette valutazioni in funzione dell’azienda in cui il dipendente è impiegato.

Il dipendente accede direttamente da Office Flow cliccando sul pulsante e-MLearning, senza dover inserire nuove credenziali grazie al Single Sign-On.

No. Tutte le funzionalità e le automazioni del portale e-MLearning restano attive anche con l’integrazione: il dipendente riceverà quindi tutte le notifiche abilitate, i promemoria e i certificati e l’azienda potrà visualizzare i report e gestire i costi della formazione.

Possono accedere a e-MLearning solo i dipendenti abilitati dall’amministratore, i quali potranno quindi utilizzare il tasto presente in Office Flow per accedere a e-MLearning. L’integrazione avviene tramite accesso autenticato e controllato, senza credenziali multiple per l’utente.

Il sistema consente ai dipendenti di registrare entrata, uscita, pausa, trasferta o smart working tramite badge, app smartphone, portale web o tablet aziendale. I dati vengono salvati in tempo reale e resi immediatamente disponibili per controllo HR e gestione paghe.

Sì. I dipendenti possono utilizzare l’app Office Flow per timbrare direttamente da smartphone. Questa modalità è ideale per personale in mobilità, smart working o sedi distaccate.

Sì. Il sistema è flessibile e consente di utilizzare contemporaneamente badge fisico, app smartphone, portale web o tablet, in base alle esigenze dei diversi reparti.

L’amministratore o il responsabile può creare e assegnare i turni direttamente dal portale gestionale, definendo giorni, orari e dipendenti coinvolti. Le modifiche vengono aggiornate in tempo reale e rese visibili al personale tramite l’app.

Sì. Il sistema consente di organizzare i turni per sede, reparto, centro di costo o area aziendale, garantendo una visione strutturata anche in realtà multi-sede.

La gestione turni attraverso Gestione Dipendenti in Cloud consente di:

• ridurre errori e sovrapposizioni,

• velocizzare la pianificazione,

• migliorare la comunicazione interna,

• garantire trasparenza verso i dipendenti,

• ottimizzare la copertura operativa,

• integrare turni, presenze e costo del personale.

I dipendenti inseriscono le richieste direttamente da Office Flow, indicando periodo o ore. L’azienda riceve una notifica nel portale Gestione Dipendenti in Cloud e può approvare o rifiutare la richiesta con eventuali note.

Sì. Con la funzione di giustificativi massivi puoi applicare ferie o permessi a gruppi di dipendenti, reparti o a tutta l’azienda, ad esempio per chiusure aziendali o festività collettive.

Sì. L’azienda può inserire ferie o permessi obbligatori direttamente dal portale. Il dipendente riceverà una notifica automatica su Office Flow con tutte le informazioni.

Sì. Una volta validate, ferie e permessi vengono importati automaticamente nel cartellino del dipendente, evitando inserimenti manuali e riducendo il rischio di errori.

Assolutamente sì. È possibile configurare ruoli e livelli di autorizzazione, stabilendo chi può approvare, rifiutare o solo visualizzare le richieste.

Certo. Il modulo di programmazione ferie e permessi consente di pianificare le assenze e verificare il saldo previsto a fine mese o fine anno, confrontandolo con i dati consolidati dello studio paghe.

Sì. Il sistema confronta la programmazione con i dati reali, evidenziando eventuali scostamenti per aiutarti a intervenire in modo tempestivo.

La gestione dei rimborsi spese in Office Flow consente ai dipendenti di inserire richieste di rimborso in modo digitale, allegando scontrini o ricevute, mentre l’azienda può approvarle, rifiutarle e monitorarle dal portale di Gestione Dipendenti in Cloud, con tracciabilità completa.

I responsabili o gli amministratori autorizzati possono visualizzare ogni richiesta e scegliere se approvarla, rifiutarla o lasciarla in sospeso per ulteriori verifiche. Ogni decisione viene notificata ai dipendenti in tempo reale tramite Office Flow, garantendo trasparenza e rapidità nella comunicazione.

Durante la richiesta di rimborso, il dipendente può allegare una foto dello scontrino o della fattura direttamente dall’app Office Flow o dal computer. Il documento resta associato alla richiesta ed è sempre consultabile dall’azienda.

Il dipendente inserisce la richiesta di rimborso direttamente dall’app Office Flow, indicando tipologia di spesa, importo e allegando la foto dello scontrino. La richiesta viene poi inviata ai responsabili per l’approvazione digitale.

Sì. Dal 1° gennaio 2025, per poter beneficiare della deducibilità fiscale e dell’esenzione per il dipendente, le spese rimborsate devono essere pagate con strumenti tracciabili come carte di credito, bancomat o altri metodi elettronici. Office Flow permette di indicare il metodo di pagamento utilizzato e di allegare il giustificativo.

Sì. Il dipendente può fotografare il giustificativo direttamente dall’app e allegarlo alla richiesta. Il documento viene archiviato in formato digitale e resta sempre consultabile.

Sì. Se una spesa è stata già sostenuta con carta aziendale o rimborsata con altra modalità, può essere esclusa dal cedolino pur rimanendo registrata a fini documentali. Ogni fase del processo (inserimento, approvazione, rifiuto) viene storicizzata, garantendo tracciabilità completa.

Sì. Tutte le informazioni inserite in Office Flow sono protette e accessibili solo agli utenti autorizzati. La gestione digitale riduce inoltre il rischio di perdita di documenti cartacei o informazioni sensibili.

Sì. Office Flow invia notifiche automatiche per eventi importanti come:

• approvazione ferie,
• rimborsi accettati,
• nuovi documenti disponibili.

Le notifiche arrivano direttamente sul dispositivo del dipendente, anche quando l’App è chiusa. Le notifiche push sono gestite direttamente dal tuo smartphone: quindi nelle sue impostazioni potrai decidere come visualizzarle e dove posizionarle.

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Sì. Al momento dell’elaborazione del cedolino, il sistema propone automaticamente l’elenco dei rimborsi autorizzati. L’amministrazione può confermarli o escluderli.

Office Flow gestisce la richiesta, la validazione e la tracciabilità dei rimborsi, ma il pagamento avviene secondo le modalità stabilite dall’azienda, ad esempio:

• inserimento nel cedolino paga,
• bonifico separato,
• altri metodi interni.

Le regole di rimborso sono definite dall’azienda.

Sì. Quando il dipendente invia una richiesta di rimborso, l’azienda riceve una notifica immediata nel portale di Gestione Dipendenti in Cloud, così può prenderla in carico senza ritardi. Una volta che l’azienda approva o rifiuta la richiesta, il dipendente riceve una notifica su Office Flow con lo stato aggiornato e le eventuali note inserite dall’azienda.

Sì. Il dipendente può indicare se la spesa è stata sostenuta con carta aziendale o carta personale. Questa informazione viene resa visibile all’azienda, che può gestire il rimborso secondo le proprie regole interne.

Con Office Flow è possibile richiedere il rimborso di diverse tipologie di spese aziendali, tra cui:

• ristoranti e pasti,
• hotel e pernottamenti,
• carburante,
• parcheggi,
• pedaggi autostradali,
• altre spese previste dalla policy aziendale.

Ogni spesa viene classificata per tipologia e mese di competenza.

La piattaforma permette di confrontare il budget del personale con i costi effettivamente sostenuti (consuntivo). In questo modo è possibile individuare scostamenti, analizzare le differenze e intervenire tempestivamente in caso di disallineamenti.

Sì. Il sistema consente di attribuire ogni costo a uno o più centri di costo, permettendo un’analisi dettagliata per reparto, area aziendale, commessa o progetto. Questo consente una visione chiara della distribuzione delle risorse economiche.

Sì. È disponibile un report dedicato al budget del personale che consente di stimare l’impatto economico di nuove assunzioni, aumenti contrattuali o riorganizzazioni interne.

Un software dedicato consente di:

• aumentare la trasparenza dei dati,

• ridurre errori manuali,

• avere report aggiornati in tempo reale,

• supportare decisioni strategiche con dati concreti,

• trasformare il costo del personale da semplice voce di spesa a leva di controllo manageriale.

Con SHARE puoi condividere qualsiasi documento aziendale: procedure, comunicazioni interne, regolamenti, informative, cedolini, istruzioni operative e documenti HR, anche con allegati multipli.

SHARE è il modulo di Gestione Dipendenti in Cloud che permette all’azienda di creare, condividere e monitorare documenti aziendali in modo sicuro, tracciabile e integrato con Office Flow.

Assolutamente sì. Puoi creare gruppi personalizzati (reparti, sedi, ruoli, team) e condividere i documenti solo con i destinatari selezionati.

Sì. I dipendenti vengono avvisati automaticamente tramite Office Flow e, se configurato, anche via email o SMS, così non perdono comunicazioni importanti. I dipendenti possono consultare e scaricare i documenti direttamente da Office Flow, utilizzando smartphone, tablet o PC.

Sì. Puoi creare utenti che non sono dipendenti. In questo modo potrai dare loro accesso all’area SHARE e permettergli di visualizzare i documenti che vorrai condividere con loro.

Sì. Puoi definire una data entro cui il documento deve essere visualizzato e attivare solleciti automatici per chi non lo ha ancora letto.

Certo! Puoi impostare una data entro la quale vorresti che tutti i destinatari vedessero la pubblicazione. Puoi anche impostare un numero di giorni prima della scadenza: da quel giorno, tutti gli utenti che non hanno ancora vista la tua pubblicazione saranno avvisati con una mail o un SMS.

Sì. SHARE consente di monitorare in tempo reale chi ha visualizzato o scaricato un documento, quando lo ha fatto e chi invece non lo ha ancora consultato. Il sistema mostra anche statistiche dettagliate come percentuale di visualizzazione, download effettuati e stato di avanzamento della pubblicazione.

La timbratura avviene con un gesto semplice e immediato dall’applicazione. Il dipendente può:

• timbrare inizio e fine attività,
• selezionare la commessa o attività,
• cambiare lavorazione durante la giornata.

Il tutto in pochi secondi, senza errori o procedure complesse.

La registrazione delle coordinate GPS del dipendente che timbra è consentita ma è necessario rispettare alcune pratiche per poter svolgere questo trattamento di dati in modo lecito. Grazie al nostro team legal, siamo lieti di affiancarti in questa pratica o di svolgere tutto quanto necessario perché questa attività sia eseguita nel modo migliore possibile.

Sì. Durante la timbratura il dipendente può selezionare la commessa o attività su cui sta lavorando. Questo permette all’azienda di avere una ripartizione precisa delle ore per analisi dei costi e controllo della redditività.

Sì, se l’azienda lo prevede. Office Flow offre diversi livelli di controllo:

• rilevazione delle coordinate GPS,
• obbligo di GPS attivo per timbrare,
• GeoFencing, per limitare o segnalare timbrature fuori area.

Questi strumenti permettono un controllo preventivo, non solo a consuntivo.

Sì. Office Flow consente la timbratura in mobilità, ideale per:

• smart working,
• personale esterno,
• tecnici, commerciali e consulenti.

L’azienda può comunque definire regole e controlli per garantire correttezza e trasparenza.

La condizione oraria è collegata con il rapporto di lavoro. Quindi, ogni condizione oraria è inclusa all’interno del periodo di validità del rapporto a cui si riferisce. Per ogni rapporto possono essere definite più condizioni orarie e la loro validità può essere anche a cavallo di un mese. Tuttavia, si consiglia di far coincidere il cambio della condizione oraria, se possibile, con il primo giorno del mese.

È possibile definire un tempo di retention delle coordinate GPS. Il trattamento di questi dati rappresenta un elemento importante nel rapporto tra Datore di lavoro e Dipendente ed è quindi consigliato definire, in ottemperanza con le policy aziendali sulla gestione dei dati, un tempo trascorso il quale le coordinate vengono eliminate. Solitamente si definisce un tempo di 90 giorni, trascorsi i quali il programma, in automatico, elimina i dati della posizione GPS, mantenendo ovviamente quelli della timbratura.

Certo! Abilitando la funzione di Geofancing ottieni proprio ciò che cerchi: il dipendente, quando timbra, dovrà selezionare dove sta iniziando a prestare la propria attività e potrai quindi scegliere se raccogliere in ogni caso la timbratura e lasciare che il programma effettui poi la verifica sulla distanza e ti segnali quali timbrature risultano troppo lontane, oppure limitare la possibilità di timbratura solo se in quel momento il dipendente si trova entro una distanza per te accettabile.

Se stabilisci che 200 metri dal posto di lavoro (ovunque esso sia) siano la distanza massima consentita, il dipendente che si trova a 300 metri non potrà timbrare e Office Flow gli mostrerà una mappa indicandogli dove dovrebbe trovarsi per poter timbrare.

Certo! Puoi creare tutti cantieri che desideri assegnando loro il nome e l’identificazione che preferisci. Potrai poi abilitarli per la selezione in fase di timbratura per tutti i dipendenti o assegnarli a specifici dipendenti. In questo modo, quando il dipendente inizia la sua attività lavorativa, dovrà selezionare presso quale cantiere sta lavorando e tu avrai le informazioni che desideri.

Sì. Office Flow permette ai dipendenti di:

• consultare e scaricare buste paga,
• accedere a documenti aziendali,
• ricevere comunicazioni ufficiali.

Tutto in un unico spazio, sempre disponibile.

Sì. Office Flow invia notifiche automatiche per eventi importanti come:

• approvazione ferie,
• rimborsi accettati,
• nuovi documenti disponibili.

Le notifiche arrivano direttamente sul dispositivo del dipendente, anche quando l’App è chiusa. Le notifiche push sono gestite direttamente dal tuo smartphone: quindi nelle sue impostazioni potrai decidere come visualizzarle e dove posizionarle.

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Sì. Puoi gestire i gruppi nei quali inserire più dipendenti, ma puoi anche condividere una pubblicazione in modalità “per tutti” in modo che tutti gli utenti che hanno accesso la vedranno.

Il dipendente può inviare richieste di ferie e permessi direttamente da Office Flow. Il responsabile riceve la notifica e può approvare o rifiutare con un click. Tutto lo storico resta tracciato e consultabile.

Sì. Office Flow consente di richiedere permessi indicando il numero di ore necessarie. Questo permette una gestione più flessibile del tempo, ideale per esigenze occasionali o orari di lavoro non standard. La richiesta viene inviata automaticamente all’azienda, che può approvarla o rifiutarla dal portale di Gestione Dipendenti in Cloud.

Sì. Office Flow invia notifiche automatiche per eventi importanti come:

• approvazione ferie,
• rimborsi accettati,
• nuovi documenti disponibili.

Le notifiche arrivano direttamente sul dispositivo del dipendente, anche quando l’App è chiusa. Le notifiche push sono gestite direttamente dal tuo smartphone: quindi nelle sue impostazioni potrai decidere come visualizzarle e dove posizionarle.

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Sì. I dati relativi a ferie e permessi sono gestiti in modo sicuro e accessibili solo agli utenti autorizzati, nel rispetto delle normative sulla protezione dei dati.

Sì. Tutte le richieste e le decisioni dell’azienda sono tracciate in modo digitale, garantendo trasparenza, storico completo e una gestione ordinata delle presenze.

Sì. Ogni dipendente può consultare in qualsiasi momento lo storico delle richieste di ferie e permessi, verificando lo stato, la data di autorizzazione, chi ha approvato la richiesta ed eventuali note inserite dall’azienda.

Sì. Office Flow invia notifiche automatiche quando una richiesta di ferie o permesso viene approvata o rifiutata, così il dipendente è sempre aggiornato senza dover controllare manualmente.

La gestione dei rimborsi spese in Office Flow consente ai dipendenti di inserire richieste di rimborso in modo digitale, allegando scontrini o ricevute, mentre l’azienda può approvarle, rifiutarle e monitorarle dal portale di Gestione Dipendenti in Cloud, con tracciabilità completa.

I responsabili o gli amministratori autorizzati possono visualizzare ogni richiesta e scegliere se approvarla, rifiutarla o lasciarla in sospeso per ulteriori verifiche. Ogni decisione viene notificata ai dipendenti in tempo reale tramite Office Flow, garantendo trasparenza e rapidità nella comunicazione.

Durante la richiesta di rimborso, il dipendente può allegare una foto dello scontrino o della fattura direttamente dall’app Office Flow o dal computer. Il documento resta associato alla richiesta ed è sempre consultabile dall’azienda.

Il dipendente inserisce la richiesta di rimborso direttamente dall’app Office Flow, indicando tipologia di spesa, importo e allegando la foto dello scontrino. La richiesta viene poi inviata ai responsabili per l’approvazione digitale.

Sì. Dal 1° gennaio 2025, per poter beneficiare della deducibilità fiscale e dell’esenzione per il dipendente, le spese rimborsate devono essere pagate con strumenti tracciabili come carte di credito, bancomat o altri metodi elettronici. Office Flow permette di indicare il metodo di pagamento utilizzato e di allegare il giustificativo.

Sì. Il dipendente può fotografare il giustificativo direttamente dall’app e allegarlo alla richiesta. Il documento viene archiviato in formato digitale e resta sempre consultabile.

Sì. Se una spesa è stata già sostenuta con carta aziendale o rimborsata con altra modalità, può essere esclusa dal cedolino pur rimanendo registrata a fini documentali. Ogni fase del processo (inserimento, approvazione, rifiuto) viene storicizzata, garantendo tracciabilità completa.

Sì. Tutte le informazioni inserite in Office Flow sono protette e accessibili solo agli utenti autorizzati. La gestione digitale riduce inoltre il rischio di perdita di documenti cartacei o informazioni sensibili.

Sì. Office Flow invia notifiche automatiche per eventi importanti come:

• approvazione ferie,
• rimborsi accettati,
• nuovi documenti disponibili.

Le notifiche arrivano direttamente sul dispositivo del dipendente, anche quando l’App è chiusa. Le notifiche push sono gestite direttamente dal tuo smartphone: quindi nelle sue impostazioni potrai decidere come visualizzarle e dove posizionarle.

.

Sì. Al momento dell’elaborazione del cedolino, il sistema propone automaticamente l’elenco dei rimborsi autorizzati. L’amministrazione può confermarli o escluderli.

Office Flow gestisce la richiesta, la validazione e la tracciabilità dei rimborsi, ma il pagamento avviene secondo le modalità stabilite dall’azienda, ad esempio:

• inserimento nel cedolino paga,
• bonifico separato,
• altri metodi interni.

Le regole di rimborso sono definite dall’azienda.

Sì. Quando il dipendente invia una richiesta di rimborso, l’azienda riceve una notifica immediata nel portale di Gestione Dipendenti in Cloud, così può prenderla in carico senza ritardi. Una volta che l’azienda approva o rifiuta la richiesta, il dipendente riceve una notifica su Office Flow con lo stato aggiornato e le eventuali note inserite dall’azienda.

Sì. Il dipendente può indicare se la spesa è stata sostenuta con carta aziendale o carta personale. Questa informazione viene resa visibile all’azienda, che può gestire il rimborso secondo le proprie regole interne.

Con Office Flow è possibile richiedere il rimborso di diverse tipologie di spese aziendali, tra cui:

• ristoranti e pasti,
• hotel e pernottamenti,
• carburante,
• parcheggi,
• pedaggi autostradali,
• altre spese previste dalla policy aziendale.

Ogni spesa viene classificata per tipologia e mese di competenza.

No. Office Flow non è disponibile sugli store (come App Store o Google Play) perché è una Progressive Web App che puoi scaricare direttamente dal tuo browser preferito. In questo modo avrai le stesse funzionalità delle app ma senza occupare spazio nel tuo dispositivo. È accessibile tramite browser e può essere aggiunta alla schermata Home come web app, senza passare dagli store e senza procedure di installazione complesse.

Sì. Office Flow è una Progressive Web App e viene aggiornata automaticamente. Non è richiesto alcun intervento da parte dell’utente: ogni accesso avviene sempre sull’ultima versione disponibile, garantendo sicurezza, prestazioni e nuove funzionalità.

No. Office Flow non occupa spazio significativo sul dispositivo perché non è un’app tradizionale. Anche se aggiunta alla schermata Home, utilizza risorse minime e non incide sulla memoria dello smartphone o del PC.

L’applicativo è erogato in modalità SaaS (Software as a Service). Ciò significa che non è necessario dotarsi di alcuna infrastruttura per il suo funzionamento (a parte gli strumenti utente, quali ad esempio PC, smartphone, eventuali timbratori, ecc). Tutto ciò che serve per il funzionamento e per la sicurezza del programma è incluso nella licenza.

La soluzione è flessibile e non imponiamo contratti vincolanti a lungo termine. Crediamo che la qualità del servizio sia il vero motivo per cui un cliente decide di restare.

ML informatica è estremamente attenta al tema privacy e la sicurezza dei nostri clienti ha la massima priorità. Proteggiamo tutte le tue informazioni della tua azienda e dei tuoi dipendenti e trattiamo i dati in conformità alle normative vigenti. La nostra certificazione allo standard ISO/IEC 27001:2022 contribuisce ad attestare il nostro impegno in questo ambito.

Sì. Tutto ciò che serve per la protezione dei dati è incluso nella soluzione e nel costo della licenza. Sono incluse tutte le più recenti ed affidabili tecnologie di salvaguardia attiva dei dati e di protezione contro la perdita degli stessi. Tutti i dati sono replicati più volte localmente presso il nostro data center e in remoto presso altre sedi. Ciò garantisce la salvaguardia dei dati anche in caso di eventi particolarmente eccezionali che rendono necessario il ripristino da altre posizioni geografiche.

Certamente. L’assistenza tecnica e gli aggiornamenti software sono sempre inclusi senza costi aggiuntivi. In caso di necessità, puoi scrivere all’indirizzo mail support@mlinformaticasrl.it e il nostro team ti risponderà il prima possibile.

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Certamente. Il supporto è disponibile sia per i clienti attivi che per chi sta valutando la nostra soluzione. Siamo qui per aiutarti prima, durante e dopo l’adozione del software.

Perché uniamo tecnologia, esperienza e consulenza. Sviluppiamo soluzioni su misura, offriamo supporto diretto e garantiamo elevati standard di sicurezza grazie anche alla certificazione ISO/IEC 27001.

Non ci piace definirci “fornitori di servizi”, ma preferiamo affiancare i nostri clienti come partner che collaborano alla crescita aziendale.

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Abbiamo ottenuto la certificazione ISO/IEC 27001:2022, che conferma la qualità del nostro sistema di gestione della sicurezza delle informazioni, oltre che delle nostre soluzioni software.