condivisione documenti aziendali
SHARE, il modulo per la condivisione documentale in Gestione Dipendenti in Cloud
La condivisione dei documenti aziendali è un’attività centrale nella gestione delle risorse umane, ma troppo spesso viene affrontata con strumenti non strutturati, poco sicuri e difficili da monitorare: email, chat, cartelle condivise o sistemi non integrati.
SHARE è il modulo di Gestione Dipendenti in Cloud pensato per risolvere definitivamente questo problema. Consente all’azienda di creare, pubblicare e distribuire documenti in modo controllato, monitorando in tempo reale chi li ha ricevuti, visualizzati e scaricati.
Tutto è perfettamente integrato con Office Flow, dove il dipendente riceve notifiche e accede ai documenti a lui destinati in modo semplice e ordinato.
Come funziona SHARE: tutto sotto controllo, in pochi passaggi
1. Crea i gruppi di condivisione
Organizza i destinatari in gruppi logici (uffici, reparti, sedi, ruoli, progetti):
- assegna uno o più dipendenti a ciascun gruppo,
- riutilizza i gruppi per future pubblicazioni,
- evita errori e invii non autorizzati.
Ideale per comunicazioni mirate e coerenti.
2. Pubblica i documenti
Crea una nuova pubblicazione e definisci ogni dettaglio:
- allega uno o più documenti,
- inserisci istruzioni o note per i destinatari,
- definisci autore e revisione,
- associa una categoria tematica.
Puoi utilizzare template aziendali per mantenere coerenza e standardizzazione.
3. Definisci criteri e scadenze
Con SHARE puoi stabilire regole precise per ogni pubblicazione:
- data entro cui il documento deve essere visualizzato,
- reminder automatici per chi non ha ancora letto,
- gestione delle scadenze (es. documenti obbligatori).
In questo modo il controllo è preventivo, non solo a posteriori.
4. Condividi con un click
Una volta pronta la pubblicazione, puoi condividerla:
- con singoli dipendenti,
- con gruppi,
- con modalità di notifica personalizzabili (email, SMS, Office Flow).
I destinatari vengono avvisati in modo automatico, senza azioni manuali ripetitive.
5. Controlla tutto in tempo reale
SHARE offre una dashboard di monitoraggio completa:
- chi ha visualizzato il documento,
- chi non lo ha ancora aperto,
- percentuale di visualizzazione,
- download effettuati,
- feedback dei destinatari.
Tutto è consultabile in tempo reale, con dati sempre aggiornati.
Un’unica esperienza: azienda e dipendente sempre allineati
I vantaggi per l’azienda
I vantaggi per l’azienda
- maggiore controllo sulle comunicazioni,
- riduzione degli errori e delle mancate letture,
- tracciabilità completa e verificabile,
- sicurezza e rispetto delle policy aziendali,
- integrazione totale con Office Flow.
- L’azienda crea e pubblica documenti tramite il portale Gestione Dipendenti in Cloud.
- Il dipendente riceve una notifica su Office Flow e può consultare il documento in qualsiasi momento.
I vantaggi per il dipendente
I vantaggi per il dipendente
- notifiche immediate sui documenti ricevuti,
- accesso da qualsiasi dispositivo,
- ricerca e filtri per trovare subito ciò che serve,
- storico sempre disponibile.
Categorie e file manager: ordine e semplicità
Puoi creare categorie personalizzate per organizzare le pubblicazioni in base all’ambito (HR, sicurezza, procedure, comunicazioni interne, ecc.).
Dal file manager, ogni utente visualizza solo i documenti a lui destinati, in modo chiaro e strutturato.